¿Visitas de obra o tiempo ineficaz?

Recuerdo haber oído en alguna ocasión a D. José Calavera comentar  públicamente algo como “yo nunca he hecho una vista de obra, de visita se va a casa de algún amigo, a la obra en todo caso voy a realizar una inspección“.

Algunos consejos prácticos para realizar inspecciones de obra útiles, sin invertir más tiempo del necesario.

Prepararse la inspección:

• Listar temas a tratar.
• Estudiar lo que se acordó en la última inspección.
• Preparar los temas que se prevé inspeccionar.

Realización de la inspección:

• Realizar la inspección sólo, máximo acompañado por algún estrecho colaborador. Después, una vez realizada las verificaciones que no se precisa de ningún otro agente, realizar la inspección acompañado de cada uno de los agentes involucrados, en caso de ser más de uno mejor abordar los temas de forma independiente y de forma ordenada (el agente que está involucrado en el tema en particular, nos lo agradecerá).
• Si es políticamente necesario realizar la inspección con más agentes, evidentemente se realiza. Pero teniendo claro que en estos momentos no se está haciendo ninguna labora más allá del acompañamiento protocolario, todo intento de realizar una inspección técnica en ese momento suele ser complicado o directamente improductivo.
• Documentar, documentar, documentar.

Reuniones en obra:

• Normalmente la obra no es el mejor lugar donde realizar las reuniones por diversos motivos: Los temas a tratar suelen es muy recientes y en general no ha dado tiempo a templar ánimos o a reflexionar debidamente; el entorno suele ser incómodo (poco espacio, mala iluminación, poca ventilación, temperatura, ruido…).
• Intentar que sean lo más concretas, precisas y cortas posibles. No es un buen sitio para tener una visión amplia y pausada de los problemas.
• Usarlas para despachar y intercambiar documentación, si hay temas más importantes, siempre que sea posible, mejor otro lugar privado.

Cierre de documentación de inspección:

• Informe visita
• Informe de seguimiento
• Actas
• Libro de ordenes
• No conformidades
• Ordenes de cambio
• etc…

Ah !!! y todo ello con una actitud:

• Positiva; siempre hay que tener una visión realista pero positiva. Es importante transmitir a la gente que está en contacto con nosotros las ganas que realicen su trabajo.
• Cordial; tener un trato amigable y sereno, no perder las formas aún que las demás las pierdan o simplemente no las dispongan.
• Colaborativa; todos estamos en el mismo proyecto. El fracaso de uno no es el éxito de nadie, siempre buscando soluciones globales y ayunando hasta donde se pueda.
• Respetuosa; tratar a las personas con buenas formas, ser atentos y dar respuesta a sus inquietudes de forma educada.
• Seria; decir lo que se hace, hacer lo que se dice.
• Paciente; dedicar el tiempo necesario a cada asunto. Por necesario no me refiero solo al tiempo que nosotros necesitamos, sino al tiempo que necesita todos los agentes involucrados.

Recordar que el objetivo principal es conseguir que la obra se ejecute acorde a proyecto bajo los parámetros principales de tiempo, coste y calidad. No existe un camino único que conduzca al éxito, pero sí hay comportamientos que pueden dificultar mucho alcanzarlo. Se trata de conseguir el objetivo, no de tener la razón, imponer un criterio, presionar a los agentes, etc. mejor compartir, motivar, incentivar, ayudar, etc.

Que duda cabe que una cierta metodológica, apoyada por una buena solución informática, nos puede ayudar en gestionar mejor las direcciones de obra.