¿Cuánto tiempo invertimos en la gestión de la recepción de los materiales?
Una exigencia básica del CTE, aparentemente sencilla, como es la recopilación de la documentación del control de recepción de materiales, se puede convertir un pozo de contratiempos, conflictos o dificultades de todo tipo. Esto suele conllevar un mayor esfuerzo por parte del responsable del control de calidad, normalmente el DEO, más allá de lo deseable, lo que repercute en una menor rentabilidad económica del encargo profesional de dirigir obras. La realidad del mercado profesional exige a los técnicos a disponer de sistemas lo más ágiles posibles para invertir el tiempo preciso y así no reducir los márgenes del beneficio del encargo profesional.
Los que tienen experiencia en obra saben que puede acabar acarreando dificultades de todo tipo. Esta situación suele exigir una mayor inversión, en tiempo y esfuerzos, de lo inicialmente previsto. Esta ineficiencia va claramente contra la rentabilidad económica del encargo profesional de dirigir las obras, donde la realidad del mercado exige un máximo aprovechamiento del tiempo.
De los tres ámbitos del control de calidad de obras según el CTE (recepción, ejecución y obra acabada), la recepción de materiales es quizás la más tediosa para todos los agentes. Esta circunstancia puede ser debido a la numerosa documentación que hay que recabar y recopilar, a lo que se suele sumar la natural reticencia de la constructora en ir recabando, a su vez de los suministradores, toda la documentación exigible. A la constructora tampoco se lo suelen poner fácil, es una larga cadena donde intervienen muchos agentes. Por estos motivos, ayudar a la Constructora para que puede recabar ordenadamente la documentación a lo largo de la obra, sin sorpresas finales, suele resultar muy rentable para todos, así evitar sobresfuerzos de final de obra.
El primer punto de mejora es listar, de forma clara y precisa, de todos los requerimientos documentales a recopilar por la Constructora (CE, Certificados, Declaraciones, etc.).
La Constructora ha de ser consciente de qué documentos debe recabar de los suministradores antes, durante y después del suministro de los materiales.
La Dirección Facultativa, ha de saber en cada momento, en que situación se encuentra el control. No disponer de esta información al día, puede conllevar a dificultades para cerrar correctamente el control de cualquier unidad de obra.
El sistema que se propone es gestionarlo a través de WORK.
Se asignan tareas con las instrucciones precisas para el receptor. Es decir, la DF pide una documentación y, una vez la constructora ha resuelto, verifica y cierra la tarea, o si es el caso reitera la petición.
Con este sistema se sabe en todo momento el estado de cumplimento de recepción de materiales de la obra.
Y, por último, demostrar con un documento todo el trabajo realizado. Un documento donde se indique en forma compacta de qué documentos se disponen, el listado de los archivos de los documentos acreditativos, así como el propio documento recopilado.
Esta información cumple al menos dos objetivos:
Lógicamente estos listados y relaciones lo han de realizar expertos en cada materia (estructuras, cerramientos, acabados, instalaciones, etc..), de ahí que estos métodos se les conocen como “sistemas expertos”.
La experiencia apunta que hay elementos, situaciones y momentos a lo largo de la ejecución de las obras, que requieren intensidades de control distintas.
